Privacy Policy

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Ceustermans IT BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via Rentomax en de publieke website worden verwerkt.

• Bedrijf: Ceustermans IT BV
• Vestigingsland: Belgie
• Ondernemingsnummer: 0783 289 846
• BTW-nummer: BE0783 289 846
• E-mail: admin@rentomax.be
• Website: www.rentomax.be

2. Op welke gegevens heeft dit beleid betrekking?

Dit beleid geldt voor persoonsgegevens die we verwerken wanneer je de website bezoekt, een account aanmaakt, inlogt, support vraagt, een proefperiode of abonnement gebruikt, of gegevens opslaat in Rentomax.

• Identiteits- en contactgegevens zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en adresgegevens.
• Account- en profielgegevens zoals accounttype, taalvoorkeur, sign-in provider en onboardingstatus.
• Abonnements- en facturatiegegevens zoals gekozen plan, betaalstatus, facturen, creditnota's en bedrijfs- of btw-gegevens.
• Gebruikersinhoud die je in de dienst opslaat, zoals panden, huurders, overeenkomsten, documenten, foto's, reminders en meldingen.
• Technische gegevens zoals IP-adres, apparaat- en browserinformatie, loggegevens en lokale voorkeuren die nodig zijn voor beveiliging en werking.

3. Hoe verzamelen we persoonsgegevens?

• Rechtstreeks van jou wanneer je formulieren invult, inlogt, support aanvraagt of gegevens in de app opslaat.
• Via Google of Microsoft wanneer je ervoor kiest om met een van die providers in te loggen.
• Via betaal- en facturatiepartners wanneer een proefperiode, betaling, abonnementswijziging of terugbetaling wordt verwerkt.
• Automatisch via logs, cookies en lokale opslag die nodig zijn om de website en app veilig en bruikbaar te houden.

Google user data voor sign-in

Als je kiest voor Sign in with Google, vraagt Rentomax alleen de scopes openid, email en profile. Via die scopes ontvangen we je Google account-ID, e-mailadres en profielnaam.

We gebruiken deze Google user data uitsluitend om je te authenticeren, je Rentomax-account aan te maken of te koppelen, je gekozen loginprovider te bewaren en je naam of e-mailadres in je account te tonen. We gebruiken deze data niet voor advertenties en niet om algemene AI- of ML-modellen te trainen.

• De autorisatiecode en tokens die Google tijdens sign-in terugstuurt, gebruiken we alleen tijdens het inlogproces op onze backend om je identiteit te verifiëren.
• We gebruiken de Google access token niet om Gmail, Drive, Calendar, Contacts of andere Google APIs te lezen of te wijzigen, en we bewaren die access token niet na het inloggen.
• De Google account-ID, het e-mailadres en de profielnaam kunnen we opslaan in je Rentomax-accountrecord zolang dat nodig is voor accounttoegang, beveiliging, support en accountherstel, of langer als een wettelijke bewaarplicht dat vereist.

4. Waarom verwerken we persoonsgegevens en op welke rechtsgrond?

• Om je account aan te maken, te authenticeren en toegang te geven tot Rentomax. Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst of precontractuele stappen.
• Om de dienst te leveren, gegevens op te slaan, dossiers te tonen en functies zoals documenten, foto's, herinneringen en tenant flows te laten werken. Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst.
• Om betalingen, abonnementen, facturen, terugbetalingen en verplichte boekhoudkundige administratie te beheren. Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichtingen.
• Om supportvragen te beantwoorden en operationele berichten te sturen. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang en, waar relevant, precontractuele stappen.
• Om de website en app te beveiligen, misbruik te voorkomen, incidenten te onderzoeken en prestaties te bewaken. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.
• Om je een eenmalige melding te sturen wanneer nieuwe accounttoegang opnieuw wordt geopend, als je daar expliciet om vraagt. Rechtsgrond: toestemming.

5. Cookies, lokale opslag en sign-in technologie

Rentomax gebruikt functionele cookies en lokale opslag om de website en app te laten werken, bijvoorbeeld voor taalkeuze, sessiebeveiliging, inlogstatus, terugverwijzingen na login, toestemmingskeuzes en interfacevoorkeuren.

Wanneer je kiest voor Google- of Microsoft-login, laden we de benodigde sign-in scripts van die providers om authenticatie mogelijk te maken. Deze providers verwerken daarbij ook gegevens onder hun eigen privacyvoorwaarden.

6. Met wie delen we persoonsgegevens?

We verkopen je persoonsgegevens niet. We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de levering van Rentomax, voor betalingen, hosting, e-mailverzending, beveiliging of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

• Betaalverwerking en abonnementsbeheer via Mollie.
• Authenticatie via Google en Microsoft wanneer je die loginmethode gebruikt.
• Opslag en infrastructuur via Supabase en Azure.
• Transactionele e-mailverzending via Resend.
• Professionele adviseurs, bevoegde autoriteiten of rechtbanken wanneer dat redelijk nodig of wettelijk vereist is.

7. Internationale doorgiften

Sommige leveranciers of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval vertrouwen we op een geldige doorgiftegrondslag, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen.

8. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of operationeel gerechtvaardigd is.

• Account- en dossiergegevens bewaren we in principe zolang het account actief is en daarna zolang nodig voor afsluiting, back-ups, geschillen of wettelijke verplichtingen.
• Facturatie- en transactiedocumenten bewaren we zolang de toepasselijke boekhoudkundige en fiscale regels dat vereisen.
• Supportverzoeken, beveiligingslogs en technische back-ups bewaren we zolang dat redelijk nodig is voor support, beveiliging en herstel.

9. Beveiliging

We nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, misbruik, wijziging of openbaarmaking. Geen enkele methode van opslag of overdracht is echter volledig risicoloos.

10. Je rechten

Onder de GDPR heb je, afhankelijk van de situatie, recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar tegen bepaalde verwerkingen. Wanneer verwerking op toestemming berust, kan je die toestemming ook intrekken.

Je kan je verzoek sturen naar admin@rentomax.be. We kunnen redelijke verificatie vragen voordat we op een verzoek ingaan.

11. Klachten en contact

Als je vragen hebt over deze privacy policy of over de verwerking van persoonsgegevens door Rentomax, neem dan contact op via admin@rentomax.be.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of bij de toezichthouder in het EU-land waar je woont of werkt.